Toimihenkilöarkiston taustaorganisaatio on Toimihenkilöarkistoyhdistys ry. Sen jäseniä ovat Akava r.y. ja Toimihenkilökeskusjärjestö STTK r.y. Yhdistyksen tarkoituksena on kehittää toimihenkilöjärjestöjen arkistointia ja edistää arkiston alaan liittyvää tutkimustoimintaa. Ylintä päätösvaltaa käyttää yhdistyksen vuosikokous ja toimintaa johtaa hallitus.
Toimihenkilöarkiston toimintaa määrittävät ja ohjaavat Toimihenkilöarkistoyhdistyksen sopimuskirja ja säännöt, Toimihenkilöarkiston ohjesääntö, yhdistyslaki (503/1989) ja laki yksityisten arkistojen valtionavusta (1006/2006). Lisäksi valtionavun saamisen edellytyksenä on, että arkistossa noudatetaan valtionapulakia (688/2001).
